Αν θέλετε να μάθετε πώς να διευθύνετε μια επιχείρηση καλύτερα, ρωτήστε τους υπάλληλους σας…
Επιχειρήσεις
Οι εργαζόμενοι θέλουν να αισθάνονται ότι συμβάλλουν πραγματικά στην εταιρεία τους
Η ετήσια επιστολή του Τζέιμι Ντάιμον, διευθύνοντος συμβούλου της μεγαλύτερης τράπεζας των ΗΠΑ, JP Morgan Chase, προς τους μετόχους της τράπεζάς του έχει καταστεί σχεδόν υποχρεωτική προς ανάγνωση, όπως και η ετήσια επιστολή του Γουόρεν Μπάφετ. Η επιστολή του Ντάιμον, που δημοσιεύθηκε πριν από μερικές εβδομάδες, προσέλκυσε το ενδιαφέρον των μέσων ενημέρωσης λόγω των δυσοίωνων προειδοποιήσεών του όσον αφορά «το ενδεχόμενο να εισερχόμαστε σε μία από τις πιο επικίνδυνες γεωπολιτικές περιόδους μετά τον Β' Παγκόσμιο Πόλεμο».
Ο ίδιος επίσης αναφέρθηκε ξανά στο αγαπημένο του θέμα, την αγένεια των ανθρώπων που στέλνουν μηνύματα μεταξύ τους κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, χρησιμοποιώντας όμως πιο ευγενική γλώσσα. Σε προηγούμενη δημόσια ομιλία του, είχε ξεσπάσει εναντίον των συναδέλφων του «που στο Zoom στέλνουν μηνύματα μεταξύ τους για το πόσο ηλίθιοι είναι οι άλλοι».
Το μόνο θέμα που δεν σχολιάστηκε αρκετά ήταν ο αγώνας του κατά της γραφειοκρατίας. Ο Ντάιμον αποφάσισε να αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα με ένα παλιό τέχνασμα: τη θυρίδα προτάσεων των υπαλλήλων. Για παράδειγμα, ζήτησε από τους τραπεζίτες της JP Morgan να του στείλουν μέσω email περιπτώσεις σπατάλης. «Σας ζητώ απλώς να καθίσετε και να διασκεδάσετε λίγο σκεπτόμενοι τα ηλίθια πράγματα που κάνουμε, τις γραφειοκρατικές διαδικασίες που ακολουθούμε – όλα αυτά που θα αλλάζατε αν μπορούσατε».
Δεν είναι ο μόνος διευθυντής που αποφάσισε να αξιοποιήσει τη σοφία χιλιάδων υπαλλήλων για να καταπολεμήσει τη γραφειοκρατία, ή όπως συνηθίζει να αναφέρει ο Άντι Τζάσι, διευθύνων σύμβουλος της Amazon, «τη γραφειοκρατία που είναι βαθιά ριζωμένη στους οργανισμούς μας»
Στην επιστολή του προς τους μετόχους που δημοσιεύθηκε πριν από δύο εβδομάδες, ο Τζάσι εξήγησε ότι πέρυσι είχε ζητήσει «από τους συναδέλφους του να του στείλουν παραδείγματα γραφειοκρατίας που είχαν αντιμετωπίσει. Έχω λάβει σχεδόν 1.000 τέτοια μηνύματα και τα έχω διαβάσει όλα». Ισχυρίζεται μάλιστα ότι έχει κάνει πάνω από 375 αλλαγές με βάση αυτά τα σχόλια.
Δεδομένου ότι δεν έδωσε λεπτομερή παραδείγματα, είναι εύκολο να υποθέσουμε ότι το αίτημά του για ιδέες, καθώς και όλα τα ανάλογα προγράμματα υποβολής προτάσεων από τους υπαλλήλους, είναι απλώς κόλπα - χαριτωμένες προσπάθειες των στελεχών να προσποιηθούν ότι εκτιμούν τις απόψεις των υφισταμένων τους.
Όμως, όταν εφαρμόζονται σωστά, μπορούν να κάνουν πραγματική διαφορά σε μια εταιρεία. Αν έχετε οποιαδήποτε αμφιβολία, ρωτήστε τον Τζερμέιν Λάπγουντ, στέλεχος του τμήματος καινοτομίας πελατών της Primark, της αλυσίδας καταστημάτων ένδυσης: «Δεν πιστεύω ότι έχουμε όλες τις απαντήσεις στα κεντρικά μας γραφεία και πρέπει να αξιοποιήσουμε τη δύναμη των ιδεών των 80.000 συναδέλφων μας». Επομένως, κάθε δύο μήνες διεξάγει εκστρατείες ζητώντας από το προσωπικό ιδέες.
Ένας πωλητής στην Ολλανδία εντόπισε ότι η Primark έπρεπε να επαναφέρει το σκίσιμο στο πίσω μέρος στα παλτό της, ένα χαρακτηριστικό του σχεδιασμού το οποίο είχε καταργηθεί, με σκοπό την απλοποίηση (και τη μείωση του κόστους) αυτών των ενδυμάτων. Αρχικά, η διοίκηση της Primark έμεινε έκπληκτη από αυτή την ιδέα, επισημαίνοντας ότι τα παλτά τύπου καμπαρντίνα σημείωναν πολύ καλές πωλήσεις. Μόνο που με μια πιο προσεκτική εξέταση, οι πωλήσεις στις Κάτω Χώρες ήταν υποτονικές. Γιατί; Οι Ολλανδοί ποδηλάτες ενοχλήθηκαν από την αφαίρεση αυτού του σχισίματος. Πλέον το προϊόν έχει επανεισαχθεί στην αγορά και οι πωλήσεις έχουν ανακάμψει.
Η Primark χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα λογισμικού που διευκολύνει τους εργαζομένους να υποβάλλουν ιδέες, η οποία έχει σχεδιαστεί από την Sideways 6, μια εταιρεία με πολλούς πελάτες, όπως η Nestle, η BA, η Vodafone και η Marks & Spencer. Τα κουτιά προτάσεων των εργαζομένων δεν είναι καινούρια πρακτική: Η Toyota πρωτοστάτησε στην ιδέα το 1951 και ισχυρίζεται ότι λαμβάνει ένα εκατομμύριο ιδέες ετησίως. Η Sideways 6 διαθέτει ακόμη και Μουσείο Ιδεών Εργαζομένων στα κεντρικά γραφεία της στο ανατολικό Λονδίνο. Βέβαια, πρόκειται περισσότερο για ένα καλά φωτισμένο ράφι παρά για μουσείο, αλλά στα εκθέματα περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων, ένα ποτήρι Starbucks με το όνομα ενός πελάτη γραμμένο πάνω του, καθώς η εξατομίκευση των καφέδων ήταν ιδέα του προσωπικού, ένα χειριστήριο PlayStation, επειδή η είσοδος της Sony στον κόσμο των βιντεοπαιχνιδιών ήταν ιδέα ενός εμμονικού μηχανικού, του Κεν Κουταράγκι, και μερικά σπίρτα Swan Vesta, στα οποία μόνο η μία πλευρά του κουτιού έχει γυαλόχαρτο, μια ιδέα που υποτίθεται ότι πρότεινε ένας εργάτης στο εργοστάσιο παραγωγής σπίρτων, εξοικονομώντας στην εταιρεία μια περιουσία. Ωστόσο, αυτή η ωραία ιστορία είναι αμφισβητήσιμη.
Ο Γουίλ Ριντ, διευθύνων σύμβουλος της Sideways 6, δήλωσε ότι τα προγράμματα πρέπει να είναι πολύ εύκολα προσβάσιμα για το προσωπικό - χωρίς περίπλοκα έντυπα - και πρέπει επίσης να επικεντρώνονται σε συγκεκριμένους στόχους, όπως η μείωση του κόστους, η ανάπτυξη νέων προϊόντων ή η υιοθέτηση νέων μεθόδων εργασίας. Διαφορετικά, μια ιδέα για ένα επαναστατικό νέο λογισμικό κατατίθεται στο ίδιο σύστημα μαζί με το αίτημα να φτιαχτεί η βρύση που στάζει στην τουαλέτα του προσωπικού. Πρέπει επίσης να υπάρχει μια ειδική ομάδα για την αξιολόγηση των προτάσεων.
Η κατασκευαστική εταιρεία Balfour Beatty απασχολεί πέντε υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης που εργάζονται σε ένα πρόγραμμα με την ονομασία «My Contribution» (Η συμβολή μου). Σύμφωνα με το εν λόγω πρόγραμμα, πέρυσι υποβλήθηκαν 2.000 ιδέες με το 24% του εργατικού δυναμικού να υποβάλλει έστω μια πρόταση. Από αυτές, 271 αξιολογήθηκαν ως επαρκώς καλές για να τεθούν σε εφαρμογή, εξοικονομώντας στην εταιρεία 3,2 εκατομμύρια λίρες και 53.800 ώρες. Μια ιδέα προήλθε από το έργο κατασκευής αντιπλημμυρικού φράγματος στο Τίλμπουρι. Αντί να εγκαθιστάτε καλωδιώσεις για φωτιστικά υψηλής ισχύος κατά τη διάρκεια της κατασκευής, όπως συνηθίζεται, χρησιμοποιήστε φωτιστικά που λειτουργούν με ηλιακή ενέργεια. Με αυτό τον τρόπο, εξοικονομήθηκαν 9.600 λίρες και τρεις ημέρες σκάψιμο τάφρων για την καλωδίωση.
Ο ευφυής μηχανικός Ντέιβιντ Μπάκους, καθώς και άλλοι υπάλληλοι που προτείνουν μέτρα εξοικονόμησης, δεν λαμβάνουν καμία ανταμοιβή. Κάτι που ενδεχομένως να φαίνεται σκληρό. Ωστόσο, η αναγνώριση δεν παραλείπεται: Υπάρχει ένα πρόγραμμα βραβείων, καθώς και ένα ενημερωτικό έντυπο που παρουσιάζει τις καλύτερες ιδέες. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό ότι όλες οι ιδέες που υποβάλλονται στην πλατφόρμα είναι ορατές από τους άλλους υπαλλήλους, οι οποίοι μπορούν είτε να προσθέσουν σχόλια είτε να ψηφίσουν για την υλοποίησή τους. Η εν λόγω διαφάνεια διασφαλίζει ότι οι προτάσεις δεν θα απορριφθούν σε ένα ψηφιακό αρχείο και θα ξεχαστούν.
Ωστόσο, στην Primark, οι εργαζομένοι δεν ανταμείβονται, αλλά λαμβάνουν κάτι που, κατά κάποιον τρόπο, έχει μεγαλύτερη αξία. Κάθε υπάλληλος του οποίου η πρόταση γίνεται αποδεκτή από τη διοίκηση μπορεί να αφήσει προσωρινά την καθημερινή του εργασία και να περάσει κάποιο διάστημα στα κεντρικά γραφεία για να υλοποιήσει την ιδέα του.
Οι εργαζόμενοι θέλουν να αισθάνονται ότι συμβάλλουν πραγματικά στην εταιρεία τους, κάτι που ενδεχομένως να είναι δύσκολο αν ανήκετε στους 80.000 εργαζόμενους. Ωστόσο, τα προγράμματα προτάσεων του προσωπικού, εφόσον οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι οι ιδέες τους εκτιμώνται, αποτελούν έναν έξυπνο τρόπο όχι μόνο για την εξοικονόμηση χρημάτων, αλλά και για την ενίσχυση της αφοσίωσης του προσωπικού.
ΠΗΓΗ: Times Media Ltd / News Licensing
Ο ίδιος επίσης αναφέρθηκε ξανά στο αγαπημένο του θέμα, την αγένεια των ανθρώπων που στέλνουν μηνύματα μεταξύ τους κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, χρησιμοποιώντας όμως πιο ευγενική γλώσσα. Σε προηγούμενη δημόσια ομιλία του, είχε ξεσπάσει εναντίον των συναδέλφων του «που στο Zoom στέλνουν μηνύματα μεταξύ τους για το πόσο ηλίθιοι είναι οι άλλοι».
Το μόνο θέμα που δεν σχολιάστηκε αρκετά ήταν ο αγώνας του κατά της γραφειοκρατίας. Ο Ντάιμον αποφάσισε να αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα με ένα παλιό τέχνασμα: τη θυρίδα προτάσεων των υπαλλήλων. Για παράδειγμα, ζήτησε από τους τραπεζίτες της JP Morgan να του στείλουν μέσω email περιπτώσεις σπατάλης. «Σας ζητώ απλώς να καθίσετε και να διασκεδάσετε λίγο σκεπτόμενοι τα ηλίθια πράγματα που κάνουμε, τις γραφειοκρατικές διαδικασίες που ακολουθούμε – όλα αυτά που θα αλλάζατε αν μπορούσατε».
Δεν είναι ο μόνος διευθυντής που αποφάσισε να αξιοποιήσει τη σοφία χιλιάδων υπαλλήλων για να καταπολεμήσει τη γραφειοκρατία, ή όπως συνηθίζει να αναφέρει ο Άντι Τζάσι, διευθύνων σύμβουλος της Amazon, «τη γραφειοκρατία που είναι βαθιά ριζωμένη στους οργανισμούς μας»
Στην επιστολή του προς τους μετόχους που δημοσιεύθηκε πριν από δύο εβδομάδες, ο Τζάσι εξήγησε ότι πέρυσι είχε ζητήσει «από τους συναδέλφους του να του στείλουν παραδείγματα γραφειοκρατίας που είχαν αντιμετωπίσει. Έχω λάβει σχεδόν 1.000 τέτοια μηνύματα και τα έχω διαβάσει όλα». Ισχυρίζεται μάλιστα ότι έχει κάνει πάνω από 375 αλλαγές με βάση αυτά τα σχόλια.
Δεδομένου ότι δεν έδωσε λεπτομερή παραδείγματα, είναι εύκολο να υποθέσουμε ότι το αίτημά του για ιδέες, καθώς και όλα τα ανάλογα προγράμματα υποβολής προτάσεων από τους υπαλλήλους, είναι απλώς κόλπα - χαριτωμένες προσπάθειες των στελεχών να προσποιηθούν ότι εκτιμούν τις απόψεις των υφισταμένων τους.
Όμως, όταν εφαρμόζονται σωστά, μπορούν να κάνουν πραγματική διαφορά σε μια εταιρεία. Αν έχετε οποιαδήποτε αμφιβολία, ρωτήστε τον Τζερμέιν Λάπγουντ, στέλεχος του τμήματος καινοτομίας πελατών της Primark, της αλυσίδας καταστημάτων ένδυσης: «Δεν πιστεύω ότι έχουμε όλες τις απαντήσεις στα κεντρικά μας γραφεία και πρέπει να αξιοποιήσουμε τη δύναμη των ιδεών των 80.000 συναδέλφων μας». Επομένως, κάθε δύο μήνες διεξάγει εκστρατείες ζητώντας από το προσωπικό ιδέες.
Ένας πωλητής στην Ολλανδία εντόπισε ότι η Primark έπρεπε να επαναφέρει το σκίσιμο στο πίσω μέρος στα παλτό της, ένα χαρακτηριστικό του σχεδιασμού το οποίο είχε καταργηθεί, με σκοπό την απλοποίηση (και τη μείωση του κόστους) αυτών των ενδυμάτων. Αρχικά, η διοίκηση της Primark έμεινε έκπληκτη από αυτή την ιδέα, επισημαίνοντας ότι τα παλτά τύπου καμπαρντίνα σημείωναν πολύ καλές πωλήσεις. Μόνο που με μια πιο προσεκτική εξέταση, οι πωλήσεις στις Κάτω Χώρες ήταν υποτονικές. Γιατί; Οι Ολλανδοί ποδηλάτες ενοχλήθηκαν από την αφαίρεση αυτού του σχισίματος. Πλέον το προϊόν έχει επανεισαχθεί στην αγορά και οι πωλήσεις έχουν ανακάμψει.
Η Primark χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα λογισμικού που διευκολύνει τους εργαζομένους να υποβάλλουν ιδέες, η οποία έχει σχεδιαστεί από την Sideways 6, μια εταιρεία με πολλούς πελάτες, όπως η Nestle, η BA, η Vodafone και η Marks & Spencer. Τα κουτιά προτάσεων των εργαζομένων δεν είναι καινούρια πρακτική: Η Toyota πρωτοστάτησε στην ιδέα το 1951 και ισχυρίζεται ότι λαμβάνει ένα εκατομμύριο ιδέες ετησίως. Η Sideways 6 διαθέτει ακόμη και Μουσείο Ιδεών Εργαζομένων στα κεντρικά γραφεία της στο ανατολικό Λονδίνο. Βέβαια, πρόκειται περισσότερο για ένα καλά φωτισμένο ράφι παρά για μουσείο, αλλά στα εκθέματα περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων, ένα ποτήρι Starbucks με το όνομα ενός πελάτη γραμμένο πάνω του, καθώς η εξατομίκευση των καφέδων ήταν ιδέα του προσωπικού, ένα χειριστήριο PlayStation, επειδή η είσοδος της Sony στον κόσμο των βιντεοπαιχνιδιών ήταν ιδέα ενός εμμονικού μηχανικού, του Κεν Κουταράγκι, και μερικά σπίρτα Swan Vesta, στα οποία μόνο η μία πλευρά του κουτιού έχει γυαλόχαρτο, μια ιδέα που υποτίθεται ότι πρότεινε ένας εργάτης στο εργοστάσιο παραγωγής σπίρτων, εξοικονομώντας στην εταιρεία μια περιουσία. Ωστόσο, αυτή η ωραία ιστορία είναι αμφισβητήσιμη.
Ο Γουίλ Ριντ, διευθύνων σύμβουλος της Sideways 6, δήλωσε ότι τα προγράμματα πρέπει να είναι πολύ εύκολα προσβάσιμα για το προσωπικό - χωρίς περίπλοκα έντυπα - και πρέπει επίσης να επικεντρώνονται σε συγκεκριμένους στόχους, όπως η μείωση του κόστους, η ανάπτυξη νέων προϊόντων ή η υιοθέτηση νέων μεθόδων εργασίας. Διαφορετικά, μια ιδέα για ένα επαναστατικό νέο λογισμικό κατατίθεται στο ίδιο σύστημα μαζί με το αίτημα να φτιαχτεί η βρύση που στάζει στην τουαλέτα του προσωπικού. Πρέπει επίσης να υπάρχει μια ειδική ομάδα για την αξιολόγηση των προτάσεων.
Η κατασκευαστική εταιρεία Balfour Beatty απασχολεί πέντε υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης που εργάζονται σε ένα πρόγραμμα με την ονομασία «My Contribution» (Η συμβολή μου). Σύμφωνα με το εν λόγω πρόγραμμα, πέρυσι υποβλήθηκαν 2.000 ιδέες με το 24% του εργατικού δυναμικού να υποβάλλει έστω μια πρόταση. Από αυτές, 271 αξιολογήθηκαν ως επαρκώς καλές για να τεθούν σε εφαρμογή, εξοικονομώντας στην εταιρεία 3,2 εκατομμύρια λίρες και 53.800 ώρες. Μια ιδέα προήλθε από το έργο κατασκευής αντιπλημμυρικού φράγματος στο Τίλμπουρι. Αντί να εγκαθιστάτε καλωδιώσεις για φωτιστικά υψηλής ισχύος κατά τη διάρκεια της κατασκευής, όπως συνηθίζεται, χρησιμοποιήστε φωτιστικά που λειτουργούν με ηλιακή ενέργεια. Με αυτό τον τρόπο, εξοικονομήθηκαν 9.600 λίρες και τρεις ημέρες σκάψιμο τάφρων για την καλωδίωση.
Ο ευφυής μηχανικός Ντέιβιντ Μπάκους, καθώς και άλλοι υπάλληλοι που προτείνουν μέτρα εξοικονόμησης, δεν λαμβάνουν καμία ανταμοιβή. Κάτι που ενδεχομένως να φαίνεται σκληρό. Ωστόσο, η αναγνώριση δεν παραλείπεται: Υπάρχει ένα πρόγραμμα βραβείων, καθώς και ένα ενημερωτικό έντυπο που παρουσιάζει τις καλύτερες ιδέες. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό ότι όλες οι ιδέες που υποβάλλονται στην πλατφόρμα είναι ορατές από τους άλλους υπαλλήλους, οι οποίοι μπορούν είτε να προσθέσουν σχόλια είτε να ψηφίσουν για την υλοποίησή τους. Η εν λόγω διαφάνεια διασφαλίζει ότι οι προτάσεις δεν θα απορριφθούν σε ένα ψηφιακό αρχείο και θα ξεχαστούν.
Ωστόσο, στην Primark, οι εργαζομένοι δεν ανταμείβονται, αλλά λαμβάνουν κάτι που, κατά κάποιον τρόπο, έχει μεγαλύτερη αξία. Κάθε υπάλληλος του οποίου η πρόταση γίνεται αποδεκτή από τη διοίκηση μπορεί να αφήσει προσωρινά την καθημερινή του εργασία και να περάσει κάποιο διάστημα στα κεντρικά γραφεία για να υλοποιήσει την ιδέα του.
Οι εργαζόμενοι θέλουν να αισθάνονται ότι συμβάλλουν πραγματικά στην εταιρεία τους, κάτι που ενδεχομένως να είναι δύσκολο αν ανήκετε στους 80.000 εργαζόμενους. Ωστόσο, τα προγράμματα προτάσεων του προσωπικού, εφόσον οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι οι ιδέες τους εκτιμώνται, αποτελούν έναν έξυπνο τρόπο όχι μόνο για την εξοικονόμηση χρημάτων, αλλά και για την ενίσχυση της αφοσίωσης του προσωπικού.
ΠΗΓΗ: Times Media Ltd / News Licensing
